Wawancara Khusus

Regional General Manager ASEAN and Greater Cina Rimini Street

Andrew Seow

-------------------

“Bagi bisnis-bisnis yang beroperasi secara global, teknologi ERP telah menjadi sebuah bagian penting dalam memberikan tinjauan akan semua aspek bisnis secara terpadu dan real-time.”— Andrew Seow

Lanskap digital berkembang pesat dengan teknologi, platform, dan model bisnis baru yang membawa perubahan di industri. Untuk mengimbangi perkembangan tersebut, pemerintah Indonesia berupaya memperluas akses konektivitas dan digitalisasi, mengembangkan komunitas yang terampil secara digital, dan memperkuat potensi organisasi kecil dan menengah melalui pemanfaatan teknologi terkini. Salah satu bentuk pemanfaatan teknologi dan transformasi digital yang dipertimbangkan perusahaan adalah Enterprise Resource Planning (ERP).

Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan seperangkat sistem dan perangkat lunak yang berfungsi untuk mengotomatisasi, mengelola dan mengintegrasikan berbagai aktivitas operasional dalam sebuah bisnis yang digunakan perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnis harian mereka serta mampu meningkatkan efektivitas perusahaan. ERP dinilai sebagai salah satu upaya organisasi dalam mendukung terwujudnya transformasi digital, sehingga dengan ERP produktivitas dan efektivitas perusahaan terjaga dengan baik.

Namun, mengingat tingginya biaya yang berkaitan dengan adopsi ERP, perusahaan membutuhkan solusi tambahan untuk mengurangi kompleksitas, mengganti dukungan vendor tradisional, dan menghemat biaya dukungan perangkat lunak total, untuk menjaga sistem tetap fleksibel dan dapat dikelola seiring teknologi. Di sinilah peran Rimini Street, yang dapat membantu mengevaluasi kebutuhan infrastruktur perusahaan, memberikan panduan interoperabilitas dalam stack teknologi dan infrastruktur, dan kompatibilitas browser dan jaringan, sehingga memungkinkan perusahaan kecil dan UKM membeli ERP dan memulai perjalanan transformasi digital mereka.

Rimini Street, Inc. merupakan perusahaan jasa layanan perangkat lunak pihak-ketiga global yang independen dan terkemuka. Rimini Street telah memasuki pasar Asia Pasifik sejak 2018, di mana wilayah ini telah menjadi salah satu pasar Rimini Street dengan pertumbuhan paling pesat secara global. Untuk menyimak tentang ekosistem ERP dan peran Rimini Street dalam mendukung industri di Indonesia, wartawan Gatra Andhika Dinata mewawancarai GVP & Regional GM, Southeast Asia & Greater Cina, Andrew Seow. Berikut kutipannya:

Bisa dijelaskan tentang Rimini Street dan bagaimana peranannya dalam mendukung ekosistem ERP?

Rimini Street menggantikan peran vendor ERP dalam memberikan dukungan pihak ketiga untuk sistem ERP. Tujuan utama kami adalah untuk membantu organisasi memangkas biaya dukungan perangkat lunak ERP dan memperoleh ROI yang lebih besar dari perangkat lunak mereka.

Dengan pendapatan yang lebih besar, organisasi dapat menginvestasikan dana mereka pada produk dan layanan inovatif lainnya, serta menjaga daya saing mereka di pasar. Rimini Street membantu organisasi menghapus biaya dan anggaran sumber daya dan karyawan tambahan yang mungkin diperlukan untuk menangani inefisiensi dari dukungan vendor perangkat lunak.

Tim dukungan internal tidak perlu lagi mencari solusi masalah di portal dukungan vendor perangkat lunak dan forum online, mereka juga tidak harus mereplikasi masalah di lingkungan bersih. Layanan dukungan terpadu Rimini Street yang terpersonalisasi sesuai dengan kebutuhan klien dapat secara dramatis memangkas biaya, serta menghemat waktu dan sumber daya IT untuk inisiatif strategis. Selain itu, Rimini Street percaya bahwa dukungan komprehensif wajib mencakup dukungan untuk kode dan sistem khusus masing-masing organisasi, dan layanan yang mampu melindungi dan memperpanjang masa hidup ERP.

Dengan lebih dari satu dekade pengalaman mendukung lingkungan ERP Oracle dan SAP yang rumit secara global, termasuk 150 perusahaan teratas dalam Fortune 500, Rimini Street kini menawarkan serangkaian layanan baru di luar dukungan inti kami. Grup Layanan Strategis kami telah membantu berbagai perusahaan mengamankan, modernisasi, dan mengoptimalkan sistem ERP mereka tanpa harus bergantung pada dukungan vendor. Serangkaian layanan dan solusi strategis yang komprehensif tersebut dapat membantu Anda mengamankan, memantau, memperluas dan memodernisasi aplikasi Anda — sesuai dengan keinginan Anda.

Muncul pandangan bahwa implementasi ERP berbiaya tinggi (high cost) dan membutuhkan kualifikasi expertise yang memadai. Bagaimana pandangan Anda?

Jika organisasi tidak mendapat dukungan dari penyedia yang tepat, mereka dapat mengalami kesulitan dikarenakan kurangnya pekerja yang terampil dan tingginya biaya implementasi ERP. Layanan dukungan tradisional yang disediakan oleh vendor ERP mahal dan tidak memberikan imbalan sebesar dukungan ERP pihak ketiga. Para vendor cenderung mengenakan biaya premi yang mahal serta biaya tersembunyi yang tidak diperlukan ke dalam paket pemeliharaan sistem mereka.

Faktanya, sebagian besar penawaran dalam paket pemeliharaan sistem tersebut bahkan mungkin tidak relevan dengan vendor mereka dan menyertakan patch keamanan dan perangkat lunak yang sudah kedaluwarsa. Pelanggan dukungan vendor terpaksa untuk melakukan peningkatan ERP secara reguler, yang biasanya memakan waktu, menyebabkan disrupsi pada bisnis dan menghabiskan sekitar US$4 juta setiap beberapa tahun hanya untuk memastikan bahwa ERP mereka telah diperbarui berdasarkan standar vendor. Akan tetapi, 9 dari 10 sistem ERP telah menggunakan kode khusus agar sesuai dengan kebutuhan organisasi. Karena penyedia dukungan vendor ERP hanya menawarkan patch umum, organisasi dengan ERP berkode khusus seringkali terpaksa untuk menyelesaikan masalah dengan sendiri.

Untuk mengatasi masalah biaya, beberapa organisasi berupaya untuk menjalankan dukungan ERP secara mandiri dengan bantuan staf IT mereka. Mengandalkan staf internal dapat membantu organisasi memecahkan permasalahan kode khusus tadi, namun, tanpa keterampilan dan keahlian yang memadai dalam manajemen ERP, para staf IT tersebut dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk mendiagnosis dan memelihara sistem ERP, memperbanyak beban kerja mereka sehingga mereka tidak memiliki waktu yang cukup untuk fokus pada peran IT lainnya. Perusahaan akhirnya tidak menghemat banyak karena biaya akan dikeluarkan untuk mempekerjakan karyawan-karyawan yang berharga tersebut dan mencari lebih banyak pekerja untuk mengelola sistem IT lainnya.

Apakah teknologi ERP juga dapat diterapkan di perusahaan berskala kecil dan UMKM?

Sistem ERP adalah sebuah komponen penting untuk transformasi digital UMKM. Terdapat permintaan yang meningkat untuk implementasi ERP pada UMKM karena mereka berupaya untuk menjaga daya saing mereka di pasar masing-masing. Vendor ERP telah menyadari meningkatnya permintaan akan ERP di kalangan UMKM, dan telah mengembangkan ERP yang lebih mudah dipelihara dan hanya memiliki fungsi yang paling penting. UMKM harus memastikan bahwa mereka mengalokasikan waktu dan sumber daya yang cukup untuk mengimplementasi ERP dengan sukses. Karyawan spesialis teknologi harus dilatih untuk mengelola ERP, dan ERP harus diselaraskan dengan berbagai proses dan tujuan organisasi. UMKM juga dapat mencari dukungan pihak ketiga untuk mengelola ERP mereka. Dengan dukungan pihak ketiga, UMKM bisa mendapatkan layanan dukungan yang gesit dan penghematan biaya dalam implementasi ERP.

Seberapa besar kontribusi yang diberikan ERP terhadap peningkatan produktivitas bisnis dan efisiensi biaya di perusahaan?

Teknologi yang diterapkan pada perangkat lunak manajemen bisnis memungkinkan Anda untuk mengotomatisasi tugas internal dan melacak semua aktivitas di setiap fungsi bisnis. Proses otomatisasi juga memungkinkan Anda untuk menaruh fokus pada aktivitas lain yang dapat lebih menambah nilai bisnis guna memaksimalkan kinerja dan keuntungan ekonomi yang dihasilkan oleh perusahaan.

Karena semua informasi terpusat di satu tempat, semua departemen dapat mengakses informasi terpadu tersebut melalui sebuah perangkat lunak. Dengan cara tersebut, informasi terus-menerus dipertukarkan dan kolaborasi secara real-time dapat dijalankan, yang akan sangat mempermudah pengambilan keputusan. Klien dukungan perangkat lunak Rimini Street dapat menerima penghematan langsung sebesar 50% dari biaya dukungan vendor tahunan mereka.

Namun, ketika menjumlahkan semua biaya lain yang biasanya dibayar klien untuk memelihara aplikasi ERP dan database mereka, seperti dukungan untuk kode khusus, biaya untuk memperbarui dan meningkatkan sistem, dan inefisiensi dari model dukungan vendor yang berjalan, data klien menunjukkan bahwa terdapat penghematan rata-rata sebesar 75% dari total biaya pemeliharaan sistem dibandingkan dengan dukungan vendor, bahkan beberapa klien menghemat hingga 90%.

Selain didukung dengan manajemen komputasi awan (Cloud), apakah model ERP yang digagas juga dilengkapi dengan sistem keamanan memadai (Cyber Security)?

Tidak ada solusi mudah dalam keamanan siber, tetapi dalam perihal standar praktik terbaik keamanan ERP, departemen IT dapat terbuai dengan mudah. Di satu sisi, perusahaan dengan program on premise (di tempat) yang stabil dapat menganggap bahwa kriminal tidak akan menarget ERP, atau mengira pertahanan organisasi mereka akan menangkal penyerang. Di sisi lain, perusahaan yang bermigrasi ke cloud mungkin percaya bahwa mereka dapat dengan mudah menyerahkan masalah keamanan kepada penyedia layanan cloud (cloud service provider, CSP).

Kedua asumsi tersebut tidak akan membangun pertahanan yang efektif. Ketergantungan pada strategi keamanan tunggal, seperti patch vendor yang menghentikan serangan tetapi tidak mendeteksi atau membantu menangani masalah, sudah kurang memadai. Bagian dari strategi keamanan berlapis yang modern memerlukan penggunaan alat dan metodologi, termasuk karyawan, proses, dan teknologi, yang relevan akan lingkungan Anda.

Misalnya, tim teknisi dukungan dan Layanan Keamanan Global Rimini Street terdiri dari staf spesialis produk dan profesional keamanan senior dengan pengalamanan luas dalam perihal keamanan perangkat lunak perusahaan. Alhasil, pembaruan keamanan dapat segera diterapkan setelah dirilis, tanpa memerlukan pembaruan patch kritis atau regression testing (uji regresi).

Rimini Street juga menyediakan bantuan untuk mengatasi masalah selama produksi, termasuk kode khusus dan integrasi, bersama dengan layanan strategis yang mengamankan, mengawetkan, dan memperpanjang umur program ERP yang sedang diimplementasikan.

**