Solok,Gatra.com - Di belakang suatu birokrasi yang efektif, terdapat pengelolaan arsip yang sempurna. Demikianlah setidaknya yang ingin dicapai Pemerintah Kota (Pemkot) Solok. Urusan kearsipan tampaknya sepele dan remeh tapi jika lalai, birokrasi pemerintahan bisa kacau. Maka Pemkot Solok menggelar Workshop Penyusunan Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis bagi 50 orang ASN Dinas Perpustakaan dan Kearsipan bertempat di DRelazion, Senin (8/11). 

 

Wakil Wali Kota Solok Ramadhani Kirana Putra dalam kata sambutannya mengungkapkan Pemerintah daerah mempunyai komitmen yang kuat dalam upaya penyelenggaraan urusan kearsipan ini, mulai dari pembinaan yang dilakukan, bimbingan teknis sampai kepada menerbitkan berbagai aturan dan ketentuan yang terkait dengan kearsipan. 

 

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis merupakan salah satu pokok yang harus dipenuhi dalam pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara sebagai pencipta arsip termasuk Pemerintah Daerah," ungkap Ramadhani Kirana Putra. 

 

Sistem ini merupakan salah satu dari empat pedoman yang diperlukan dalam proses pengelolaan arsip dinamis. Keberadaannya diperlukan sebagai pedoman para pengelola arsip dalam memberikan layanan akses terhadap arsip dinamis,

 

Ramadhani juga mengakui pemahaman dan kepedulian akan aturan kearsipan OPD masih kurang dan perlu menjadi perhatian kita bersama. Kenapa hal ini perlu saya tegaskan?, Karena pemerintahan yang akuntabel dan dapat dipertanggungjawabkan tercermin dari penataan dan pengelolaan arsip yang tertib, baik dan benar, tegasnya 

 

Lebih lanjut Wawakp juga mengajak agar seluruh OPD dapat mengelola arsip dengan baik, tertib dan benar. "Seluruh OPD benar-benar memberikan perhatian yang serius dalam hal pengelolaan dan penyelamatan arsip ini. Melalui pengelolaan, pemeliharaan dan penyelamatan arsip yang baik dan benar akan dapat diketahui lebih cepat dan lebih awal terhadap kelemahan dan kekurangan dalam penyelenggaraan kearsipan," tambahnya. 

 

Sebelumnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Wadirman dalam laporannya menjelaskan tujuan dari kegiatan ini untuk menjamin ketersediaan informasi, guna meningkatkan kapasitas dan kemampuan aparatur dalam rangka mewujudkan pemerintahan yang akuntabel dan bertanggung jawab.

 

Lebih lanjut juga menjamin tertibnya penyusunan arsip yang dilakukan pemerintah kota Solok dan menjamin perlindungan, keselamatan, keamanan dan ketersediaan araip yang autentik dan utuh pada pemerintah kota solok serta meningkatkan kesadaran dan komitmen beraama akan pentingnya arsip. 

 

Sedangkan materi yang akan dibahas dalam workshop tersebut meliputi  penyusunan draft jadwal retensi arsip untuk 16 urusan, penyusunan draft sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis, metode pengajaran penyusunan JRA dan SKKAD dengan Materi dan tanya jawab. 

 

Kegiatan yang digelar selama 2 hari tersebut mulai dari tanggal 8 hingga 9 november 2021 tersebut dibuka langsung oleh Wakil Wali Kota Solok Ramadhani Kirana Putra yang diikuti oleh 50 orang peserta yang terdiri dari Kasubag Umum/Tata usaha dan ASN Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Solok.