Jakarta, Gatra.com - Teleconfrence dan teleworking atau biasa disebut bekerja jarak jauh saat ini telah menjadi bagian gaya hidup dari masyarakat di masa pandemi coronavirus disease 2019 (Covid)-19. Wirausahawan (entrepreneur) dan motivator, Merry Riana, membagikan tips untuk dapat bekerja secara efektif dalam bekerja jarak jaih tersebut.

Pertama, kata Merry, yang paling penting dalam melakukan teleconfrence dan teleworking adalah dengan membuat atau mengatur jadwal pertemuan (meeting) yang baik. Harus tentukan tanggal, jam, dan juga agenda yang akan dibahas. Agenda yang akan dibahas merupakan hal paling penting. 

"Kenapa penting harus ada agenda yang dibicarakan, karena kalau misalnya kita tidak memulai dengan hasil akhir, nanti kita udah ngobrol, udah ketemuan, tapi akhirnya malah tidak ada conclusion [kesimpulan]," kata Merry Merry saat konferensi pers di Kantor BNPB, Jakarta, Senin (20/4).

Kemudian, kata Merry, yang kedua, setelah mempersiapkan tanggal, adalah mempersiakan materi-materi yang akan dibahas. Kalau misalnya akan membahas tentang kinerja flowchart, maka harus disiapkan bahan presentasi tersebut sejak awal.

Ketiga, yang harus dipersiapkan juga adalah peralatannya. Perlatan yang harus disiapkan ada tiga jenis, pertama; adalah hardware, misalkan komputer, gawai, dan sebagainya. Kemudian, ada software yang bisa disiapkan.

Saat ini, kata Merry, banyak sofware yang bisa dimanfaatkan untuk teleconference dan teleworking seperti Google Duo, Zoom, Ataupun WhatsApp.

"Peralatan lainnya yang tak kalah penting adalah jaringan internet. Pastinya, pastikan Anda berada di titik yang memang jaringan signal yang kuat sehingga proses teleconference dan teleworking itu bisa berjalan dengan lancar," ujarnya.

Sedangkan tips keempat, adalah masyarakat dapat menyiapkan tempat-tempat yang nyaman dan kondusif untuk melakukan teleconference atau teleworking tersebut. Meskipun dari rumah, bisa memanfaatkan tempat atau spot di rumah masing-masing yang menurut mereka ternyaman untuk melakukan aktivitas bekerja dari rumah.

"Yang kelima, pakaian juga harus nyaman dan rapi. Walaupun di rumah saja, kalau bisa berpakaian rapi dan sesuai, itu juga harus bisa membangun mood. Sama seperti ketika bekerja di kantor. Jadi, pakai pakaian yang cukup rapi, jangan cuman dasteran," ujarnya.

Merry melanjutkan, tips keenam, adalah manajemen waktu di dalam meeting tersebut. Harus dipastikan ada manajemen waktu, misalkan ada sekitar 5 menit 10 menit untuk pembukaan (opening), kemudian ada presentasi yang waktunya juga ditentukan. Serta harus ada waktu bertanya dan terakhir dilanjutkan dengan kesimpulan.

"Terakhir, dari meeting atau telekonferensi ini tentu saja harus ada call to action. Jadi, ada-apa yang menjadi langkah selanjutnya. Misal, kapan next meeting, next agenda yang dibicarakan. Jadi, itu adalah tips dari saya," katanya.